Sie kennen das, sie haben gerade einen neuen Mitarbeiter eingestellt und noch während der Probezeit verlässt er Sie wieder. So genannte Frühfluktuation ist besonders ärgerlich. Mindestens genauso ärgerlich ist es aber, wenn die langjährigen Mitarbeiter mit Kündigungsschreiben bei Ihnen vor der Tür stehen. Wenn eine erhöhte Fluktuation zu bemerken ist, ist es wichtig schnell zu reagieren und dem entgegenzuwirken. Seit dem Beginn der Pandemie haben gut 20% der Unternehmen eine höhere Fluktuation als vor der Pandemie. Wichtig ist, sich bei Bekanntwerden von höheren Fluktuationsraten, auf die Suche nach den Ursachen zu begeben und keine großen Wellen entstehen zu lassen.
Definition
Die Fluktuation, im englischen employee turnover (hat leider nichts mit Umsatz zu tun) ist nichts anderes als die Bewegung des Personals innerhalb eines Unternehmens.
Die Fluktuation betrachtet folglich sämtliche Bewegung des Personals innerhalb der Organisation und berücksichtig Neueinstellungen, interne Versetzungen, Verrentungen, Kündigungen und andere Bewegungen.
Folgend schauen wir uns einmal die Arten der Fluktuation an:
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Natürliche Fluktuation
Diese Art der Fluktuation muss in der Personalplanung berücksichtigt werden. Diese Fluktuation wird schwerpunktmäßig durch alters- und vertragsbedingte Bewegungen beeinflusst. Es sollte im Unternehmen bekannt sein, wer aus alters- oder vertragsgründen das Unternehmen wann verlässt. Entsprechende Nachfolgemaßnahmen müssen frühzeitig getroffen werden (Thema Know-How-Verlust)
Interne Fluktuation
Betrachtet alle internen Wechsel in der Organisation, das umfasst freiwillige Wechsel, Beförderungen etc. Eine hohe Durchlässigkeit und Flexibilität können positiv interpretiert werden, allerdings wirken sich unfreiwillige Bewegungen negativ auf die Stimmung aus. Der Teamgedanke wird immer weniger wichtig und Mitarbeiter können durch Ängste, wie: „Wo arbeite ich morgen? Kann mir das auch passieren?“, unsicher werden und an Leistungsfähigkeit verlieren.
Tipp: Prüfen Sie, ob die Fluktuation nur aus einer Abteilung / Unit ausgeht oder sich gleichmäßig auf die Organisation verteilt.
Externe Fluktuation
Diese Fluktuation kann besonders ärgerlich werden. Die Zahl berücksichtigt die seitens der Arbeitnehmer initiierten Austritte, die ungeliebten Kündigungen.
Hier kann noch weiter differenziert werden, nach Dauer der Betriebszugehörigkeit. Verlassen mich viele Arbeitnehmer innerhalb des ersten Betriebszugehörigkeitsjahres? Das ist besonders ärgerlich, haben die Mitarbeiter doch bislang größtenteils Kosten verursacht und einen geringen positiven Einfluss auf das Betriebsergebnis gehabt.
Bedeutung der Fluktuation
Eines direkt vorab, Fluktuation ist normal und nicht immer gefährlich. Eine genaue Betrachtung ist aber elementar.
Natürliche Fluktuation ist wichtig, planbar und kann gut eingeschätzt werden. Mit einer guten und frühzeitigen Personalbedarfsplanung kann diese Art der Fluktuation auch für eine Belebung der Organisation sorgen. Die interne Fluktuation ist nicht 100%ig planbar, hat aber tendenziell einen positiven Einfluss auf das Unternehmensklima, zeigt es doch eine funktionierende Dynamik innerhalb des Unternehmens.
Eine hohe externe, oder noch schlimmer, eine hohe Frühfluktuation muss im Auge behalten werden. Stimmt das Betriebsklima nicht mehr, gibt es eine schlechte Führungskraft, mangelt es an Kommunikation, wurden im Bewerbungsprozess falsche Versprechungen gemacht? Es gibt hunderte Ansatzpunkte, warum es eine hohe externe Fluktuation gibt. Schauen Sie genau hin.
Gründe für die Fluktuation
Die Gründe für externe Fluktuation sind selten objektiv. Schauen wir uns ein paar Gründe an:
EGen Z
Die Generation Z mit allen ihren Stärken und Schwächen. Zeichnet sie sich aber besonders durch einen hohen Anspruch an den Arbeitgeber aus. Daher ist die Wechselbereitschaft unter den jungen Mitarbeitenden höher als unter den älteren.
Familienstand
Hat der Familienstand direkt nichts mit der Fluktuation zu tun, freuen Sie sich, wenn ein Mitarbeitender ein Kind hat. Die Bereitschaft zu wechseln ist deutlich niedriger als bei kinderlosen Mitarbeitenden.
Die Stelle an sich
Ihr Mitarbeitender verdient sehr gut und kann sich bei Ihnen sicher sein zu bleiben? Gut für Sie, die Wahrscheinlichkeit zu wechseln ist geringer. Interessant ist, dass Mitarbeitende mit einem hohem Workload auch weniger häufig wechseln. Gründe mögen vielfältig sein, manche sehen eine Herausforderung darin, andere entwickeln daraus ein Standing: „Ich stehe unter Stress, also bin ich jemand.“
Die Organisation
Die Größe ist nicht entscheiden und auch das Image haben einen geringen Einfluss auf die Wechselbereitschaft. Jetzt aber aufgepasst, einen hohen Einfluss auf die Wechselwilligkeit hat die wahrgenommen Unterstützung der Organisation (hochsubjektiv) und das Klima innerhalb der Organisation. Das sind zwei Aspekte, die Sie als Organisation aktiv angehen können. Nehmen Sie Einfluss auf das Klima, kümmern sie sich aktiv um die Mitarbeitenden. Bitte Sie funktionierende Weiterbildungsmaßnahmen an, feiern sie Erfolge, unterstützen sie bestmöglich.
Die Führungskraft
Jeder kennt den Spruch, man kündigt nicht dem Unternehmen, sondern der Führungskraft. Es hat einen Einfluss auf die Wechselbereitschaft und zeigt auch einen Anhaltspunkt. Entwickeln Sie ihre Führungskräfte. Nachhaltig und in relevanten Bereichen.
Cultural Fit
Schauen Sie bei der Einstellung genau hin, passt der Mitarbeiter ins Team, in die Organisation. Versuchen Sie im Einstellungsgespräch schon herauszufinden, welche Kompetenzen bringt der Kandidat mit, fragen Sie nicht nach Stärken und Schwächen, stellen sie fragen, die auf Kompetenzen abzielen. Und fragen Sie jeden Kandidaten dieselben Fragen. Schauen Sie vorab ins Team, welche Charaktere sindvertreten, welche Bedürfnisse haben die aktuellen Teammitgliedern, kann es zu Reibungspunkten kommen? Wenn ja, kommunizieren Sie offen, was auf alle zukommt. Wer redet, dem kann geholfen werden.
Das sind nur ein paar Punkte, auf die man achten kann und das am besten schon im Recruitingprozess direkt.
Berechnung von Fluktuation
Es gibt verschiedene Formeln Fluktuation zu betrachten:
Die Standardformel:
Berücksichtigt nicht die Frühfluktuation, die Wechselhäufigkeit innerhalb des ersten Jahres der Betriebszugehörigkeit, daher eine geringe Aussagekraft.
Den durchschnittlichen Personalbestand können Sie auch monatlich berechnen oder quartalsweise, je nachdem wie vielen Schwankungen Ihr Personalbestand unterliegt
Die Schlüterformel
Benannt nach dem SPD Politiker Helmut Schlüter, eine komplexe Betrachtung der Fluktuation. Diese Formel bezieht die exakten Neueintritte in die Organisation mit ein.
Dies sind nur zwei Formeln, die man nutzen kann. Gibt es noch weitere Formeln zum Beispiel vom Zentralverband Elektrotechnik- und Elektroindustrie
Fazit
Zunächst ist Fluktuation eine ganz normale Sache und ein stetiger Bestandteil der Personalplanung. So lange die Personalbewegung planbar ist, ist dies durch vorausschauendes Agieren und proaktives Recruiting gut zu meistern.
Anders ist es natürlich bei einer sehr hohen externen Fluktuation und noch schwieriger wird es bei hoher Frühfluktuation. Neben den immensen Kosten für die Neueinstellung und den Wertschöpfungsverlust abgängiger Mitarbeitender, kommt bei der Frühfluktuation noch hinzu, dass es extra demotivierend ist, wenn ein Kollege/eine Kollegin in der Einarbeitungsphase geht, während die Kollegen bis zum Tag der Kündigung viel Zeit und Arbeit investiert haben. Die Kollegen werden nicht erfreut sein, wenn Sie merken, dass die Arbeit wieder bei ihnen hängen bleibt und der nächste Kandidat, die nächste Kandidatin zeitnah wieder zur Einarbeitung vorbeikommt.
Das Thema fehlende Wertschöpfung von frisch Angestellten lassen wir heute mal außer Acht. Es ist aber klar, dass Jungangestellte im ersten Jahr der Betriebszugehörigkeit eine geringere Wertschöpfung haben, als diejenigen, die schon 10 Jahre bei uns sind und unsere Abläufe und Prozesse aus dem Effeff kennen.
Fluktuation kann richtig teuer werden und wenn man nicht gegensteuert, sogar den Unternehmenserfolg nachhaltig beeinträchtigen.
Neben den direkten Kosten der Fluktuation während der Betriebszugehörigkeit, wie Kündigungsgespräche, eventuelle Abfindungen, Freistellungen u.ä., gibt es auch schwer messbare Einflussfaktoren auf Kosten. Dies kann die geringere Arbeitsleistung während der Kündigungsphase, geringere Motivationen der Kollegen und Kolleginnen durch Mehrarbeit, Aufwendungen für die Einarbeitungen etc. sein.
Ziel sollte es sein, die externe Fluktuation gering zu halten; das Ziel die externe Fluktuation auf „0“ sinken zu lassen ist auch nicht sehr erstrebenswert, da eine gewisse Bewegung auch Chancen bietet. Die Fluktuationsrate sollte aber niedrig und in etwa vorhersehbar bleiben.
Was unterstützt die Fluktuation niedrig zu halten?
Gut ausgebildete Führungskräfte sind das A und O. Es ist nicht immer die beste Idee den besten Sachbearbeiter zur neuen Führungskraft zu ernennen. Im schlimmsten Fall habe ich einen sehr guten Sachbearbeiter weniger und eine schlechte Führungskraft mehr. Daher Augen auf bei der Auswahl der Führungskräfte, definieren Sie Kompetenzen, die jede Führungskraft mitbringen muss und soll. Prüfen Sie die Kandidaten darauf und legen Sie Entwicklungsmaßnahmen fest, falls es Lücken gibt.
Lassen Sie ihre Führungskraft regelmäßig Feedbackgespräche führen, horchen Sie tief in die Teams hinein. Seien Sie achtsam bei Veränderungen der Zufriedenheit. Nehmen Sie Feedback ernst und reagieren Sie darauf.
Schaffen Sie eine transparente Karriereleiter in Ihrem Unternehmen. Nicht ausschließlich auf Führung basierend auch fachliche Karriere kann attraktiv sein.
Bieten Sie Weiterbildungsmöglichkeiten an, und im Idealfall bieten Sie eine Learner Journey an, bei der die Teilnehmer wissen, wo sie stehen und warum Sie gerade diese Maßnahme mitmachen.
Home-Office, flexible Arbeitszeit- und Lebenszeitmodelle sind hilfreich, genau wie gerechte Vergütung, Verteilung von Verantwortlichkeiten oder das Geben von hilfreichem, wertschätzendem Feedback.
Sie können auch bereits im Auswahlverfahren die Grundlagen für eine lange Betriebszugehörigkeit legen. Legen Sie ein konkretes Anforderungsprofil fest und das sollte sich nicht nur auf die fachlichen Kompetenzen beschränken. Schauen Sie in die Teams, was können die bereits richtig gut und welche Kompetenzen fehlen.
Seien Sie offen und ehrlich im Recruitingprozess.
Wir vergleichen den Recruitingprozess gerne mit dem ersten gemeinsamen Urlaub eines frisch verliebten Paares. Zuhause ist alles rosa-rot und die Zeit, die man miteinander verbringt, ist einfach nur wunderschön. Im ersten gemeinsamen Urlaub zeigen sich dann die ersten Marotten, die mein Gegenüber mitbringt. Wenn man die Marotten kennt, kann man einen Umgang damit finden, daher sollten Sie im Recruitingprozess genau hinschauen, um die ungeliebte und besonders ärgerliche Frühfluktuation gering zu halten.