Personal- bzw. Mitarbeitergespräche werden gerne als Königsdisziplin des Führens bezeichnet. Klingt hochtrabend, oder? In der Praxis sind sie aber häufig ein notwendiges Übel, bei dem weder Mitarbeiter noch Chef so rechten Spaß haben. Viele Führungskräfte sehen es als zusätzliche Belastung an und welcher Mitarbeiter hat schon Lust, beurteilt zu werden. Ein gut vorbereitetes Personalgespräch bietet aber Chancen: gegenseitige Erwartungen klären, gemeinsam Karrierepläne schmieden und Entwicklungen beobachten. Unsere ausgeklügelte Personaldiagnostik bringt euch gemeinsam ans Ziel.
Definition Personalgespräch – um was geht es?
Das Personalgespräch bzw. Mitarbeitergespräch ist ein Instrument der Personalführung und dient dazu, relevante Themen zwischen Führungskraft, bzw. Vorgesetzten und Arbeitnehmer in regelmäßigen und unregelmäßigen Abständen zu besprechen und zu protokollieren.
Personalgespräche führen: Inhalte dieser Treffen können – je nach Anlass des Gesprächs – unter anderem Zielvereinbarungen, gemeinsames Feedback, Beurteilungen, Weiterbildungswünsche/ -angebote oder Konfliktlösungen sein.
Regelmäßig bedeutet in den meisten Unternehmen das klassische Jahresgespräch. Wir empfehlen aber auch, Personalgespräche in kürzeren Intervallen zu vereinbaren, wenn es nur dem Screening der gemeinsamen Vereinbarungen dient. Personalgespräche sollten anlassbezogen, also auch „außer der Reihe“ stattfinden.
Personalgespräche vorbereiten: Mitarbeitergespräche werden vorbereitet und folgen entsprechenden Leitfäden/Checklisten. Diese Unterlagen sollten von HR zur Verfügung gestellt werden. Üblich ist zudem die Ankündigung mit einer gewissen Einladungsfrist, damit sich alle Beteiligten vorab Gedanken machen können. Je besser die Vorbereitung, desto erfolgreicher die Gespräche!
Personalgespräche protokollieren: Die Ergebnisse sollten in einem Protokoll zusammengefasst werden und schriftlich bei allen Teilnehmern verbleiben.
Personal- und Mitarbeitergespräche sind in den meisten deutschen Unternehmen mittlerweile Standard. Zudem zeigen Studien, dass Mitarbeiter durch regelmäßige Personalgespräche eine höhere Zufriedenheit bei der Arbeit, höhere Motivation und eine höhere Bereitschaft zum Verbleib im Unternehmen aufweisen. Also auch ein Tool für das Employer Branding.
Die Top-3-Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Personalgespräche sind: Vorbereitung – Kommunikation – Ehrlichkeit
Personal- und Mitarbeitergespräche: Es gibt zwei grundlegende Arten
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Gemeinsam zurückblicken: Institutionalisierte Personalgespräche |
Sich bei Bedarf austauschen: Anlassbezogene Personalgespräche |
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Gemeinsam zurückblicken: Institutionalisierte Personalgespräche Institutionalisierte Personalgespräche finden regelmäßig statt. Es handelt sich um retrospektive Gespräche, in denen zurückliegende Zeiträume betrachtet werden. Meistens gibt es betriebliche Regelungen, wann und in welchem Turnus diese Gespräche stattfinden – etwa als Quartals-, Halbjahres- oder Jahresgespräch. Wir empfehlen euch einen Gesprächsleitfaden zu nutzen, um die Einheitlichkeit für alle Mitarbeiter gewährleisten zu können. Beispiele für institutionalisierte Personalgespräche:
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Sich bei Bedarf austauschen: Anlassbezogene Personalgespräche Anlassbezogene Mitarbeitergespräche werden nur geführt, wenn es notwendig ist. In der Regel fällt diese Art der Gespräche an, wenn es außerordentlichen Bedarf zur Kommunikation gibt. Beispiele für anlassbezogene Personalgespräche:
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Sicher schon gehört: Diese Personalgespräche sollte jeder kennen
Probezeitgespräch
Das wohl aufregendste Mitarbeitergespräch. Geht es hier um nicht mehr und nicht weniger als – werden wir den neuen Mitarbeiter weiter behalten? Dabei schlottern nicht nur Neulingen die Knie, auch für erfahrene Personaler und Chefs ist diese Spannung pur. Im Probezeitgespräch erfahren beide Seiten, ob Erwartungen erfüllt oder nicht erfüllt wurden. War das Arbeitsverhältnis bis dahin zufriedenstellend oder eben nicht.
Praxis-Tipp: Wartet mit dem Gespräch nicht unbedingt bis zum Auslaufen der Probezeit. Gerade zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses ist ein offener, regelmäßiger Austausch unabdingbar. Hier gibt es noch viele Möglichkeiten, sich kennenzulernen, Erwartungen zu klären und eine gute Basis der weiteren Zusammenarbeit zu bilden.
Jahresendgespräch
Das klassische Jahresgespräch wird üblicherweise zum Ende des Geschäftsjahres geführt. Wenn ihr Glück habt, fällt das nicht unbedingt in die besinnliche Adventszeit – denn hier sind die Gedanken oft längst woanders. Dieses Gespräch umfasst meistens die Zielvereinbarungen, Beurteilungen und Entwicklungsoptionen. Wobei die Übergänge meist fließend sind und daher in der Praxis häufig alles in einen Topf geworfen wird.
Praxis-Tipp: Wie war das Jahr, welche Potenziale gibt es noch, wo siehst du dich in zwei Jahren? Um solche Fragen wirklich zu klären, sollten die Gespräche als Führungsinstrument einzeln verankert werden. Der regelmäßige Austausch fördert Zufriedenheit und letztlich die Bindung an das Unternehmen.
Beurteilungsgespräch
Ein sehr spannendes Gespräch, insbesondere für Arbeitnehmer, hier zählt es gut zu performen. Klassischerweise findet das Beurteilungsgespräch auch im Jahresrhythmus statt – es dient häufig als Basis für Gehaltsverhandlungen oder die Zahlung von Boni. Im Gespräch werden Vergangenheit und Zukunft beleuchtet, da prallen mitunter sehr unterschiedliche Sichtweisen aufeinander. Wichtig für den Erfolg: Eure Mitarbeiter müssen verstehen, warum bestimmtes Verhalten als Stärke und anderes Verhalten als Schwäche ausgelegt wird. Nur wenn eine gewisse Selbstreflexion bei allen Teilnehmern vorliegt und die Bereitschaft, die eigene Einschätzung zu korrigieren, können Beurteilungen zu Leistungssteigerung und verbesserter Kooperation beitragen.
Praxis-Tipp: Diese Art des Gesprächs bedarf einer sehr guten Vorbereitung – von beiden Seiten. Wichtig ist auch: Protokolliert das Gespräch im Detail und gebt eine unterzeichnete Kopie an den Mitarbeiter und eine weitere in die Personalakte. Im Nachhinein gab es hier schon so manchen Zoff.
Zielvereinbarungsgespräch
Hier ist der Name bereits Programm. Dieses Gespräch wird geführt, um Ziele zu vereinbaren. Das sollte möglichst im gleichberechtigten Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter geschehen. Zielvereinbarungen beschränken sich nicht nur auf persönliche Ziele, sondern umfassen auch Team- oder Unternehmensziele.
Das Gespräch beginnt mit einer retrospektiven Betrachtung des vergangenen Jahres und der Zielerreichung. Hier geht es darum, über Abweichungen zu sprechen, Unwegsamkeiten zu erkennen und Erfolge entsprechend zu würdigen. Im zweiten Teil richtet sich der Blick nach vorne: Es geht darum, neue Vereinbarungen im Bereich der Arbeitsziele und persönlicher Entwicklung zu treffen.
Praxis-Tipp: Protokolliert sowohl die Rückschau als auch die im Gespräch und erarbeitete Ziele möglichst genau und nachvollziehbar – das erleichtert das Review beim nächsten Mal. Und auch hier gilt: Eine unterzeichnete Kopie an den Mitarbeiter und eine weitere in die Personalakte.
Fördergespräch / Karriereplanung
Fördergespräche sind ein zentrales Instrument für Mitarbeiter, die weiter gefördert werden sollen und bei denen das Potenzial erkannt wurde, eine gewisse Laufbahn einzuschlagen. Solche Gespräche werden geführt, um die gegenseitigen Wünsche und Erwartungen an die weitere Laufbahn zu kommunizieren. Der Mitarbeiter darf seine Wünsche äußern und es liegt dann an der Führungskraft, die internen Möglichkeiten aufzuzeigen.
Praxis-Tipp: In Punkto Karriereplanung bedarf es eines regelmäßigen Austausches. Ihr solltet also möglichst mehrere Fördergespräche vereinbaren, denn die Zeit kann schnell Veränderungen mit sich bringen – sowohl beim Mitarbeiter als auch auf der Unternehmerseite.
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Das A und O beim Personalgespräch: Die optimale Vorbereitung
Willst du Ziele erreichen, solltest du im Vorfeld gut vorbereitet an die Sache herangehen. Daher geben wir euch im Folgenden einige Tipps an die Hand, wie ihr euch strukturiert auf das Personalgespräch vorbereiten könnt.
Brainstorming: Ein paar wichtige Basics zuerst
Miteinander reden: Wenn es Spannungen oder unterschiedliche Erwartungen gibt, werden diese nicht durch “in die Luft gucken”, hoffen und abwarten aufgelöst. Sucht das Gespräch! Denn nur derjenige, der redet, dem kann geholfen werden.
Gegenseitig motivieren: Erst wenn Spannungen abgebaut und Erwartungen geklärt sind, sind beide Seiten wieder motiviert, nach vorne blickend aus dem Gespräch herauszugehen. Gleiches gilt auch bei positiven Gesprächen. Schließlich möchtet ihr eure Mitarbeiter halten oder eine noch bessere Leistung aus ihnen herauskitzeln.
Optimal vorbereiten: Idealerweise gibt es schon Leitfäden oder Checklisten aus HR. Diese geben aber meist nur eine grobe Struktur vor. Geht also vor jedem Mitarbeitergespräch nochmals individuell durch und konkretisiert sie entsprechend.
Rechtzeitig informieren: Zu einer guten Vorbereitung zählen auch Information und Wohlfühlklima. Informiert also eure Mitarbeiter rechtzeitig über Zeit, Ort und Thema des Gesprächs. Und sorgt vor Ort für ein angenehmes Gesprächsklima. Ist der Raum überhaupt geeignet? Sind Getränke bereitgestellt? Werden alle nötigen Medien und Unterlagen passend in Szene gesetzt?
Positiv bleiben: Schließlich geht es auch um die positive innere Einstellung. Klingt banal, wird aber oft übersehen. Fragt euch ruhig einmal: Wie möchte ich auf mein Gegenüber im Personalgespräch wirken? Schaft innerlich eine konstruktive und humane Grundeinstellung – das hilft im späteren Gespräch Grenzen zu wahren. Motto: Ich bin OK, Du bist OK!
Inhalte und Themen setzen: Euer persönlicher Leitfaden zum Personalgespräch
Sitzen die Basics, geht es an mögliche Themen, Ziele und konkrete Inhalte im geplanten Mitarbeitergespräch. Das funktioniert am besten, wenn ihr euch vorab folgende Fragen zu einzelnen Bereichen stellt:
Themen, Argumente, Beispiele:
- Welche Themen will ich konkret ansprechen?
- In welcher Reihenfolge ist dies sinnvoll?
- Wie ist der aktuelle Sachverhalt?
- Welche Argumente und Beispiele habe ich dafür parat?
Ziele, Wünsche, Forderungen:
- Was ist genau mein Gesprächsziel?
- Was möchte ich minimal/maximal erreichen?
- Welche Wünsche und Forderungen habe ich?
- Wie erlebe ich die Situation aktuell?
Emotionen, Bedürfnisse, Interaktionen:
- Wie sind meine Gefühle und Bedürfnisse?
- Was möchte ich hiervon vermitteln?
- Wie kann ich ein positives Klima schaffen?
- Wie sieht mein Gegenüber die Situation?
- Wie kann ich das Gespräch positiv abschließen?
Mit diesem Fragenkatalog könnt ihr euch an die konkrete Vorbereitung des Gesprächs machen. Auch hier hilft es, anhand eines konkreten Schemas vorzugehen – beispielsweise mit folgenden Punkten:
Das Thema: Mache dir zunächst das Thema bewusst. Was will ich ansprechen, was frage ich bei unserem Mitarbeitergespräch? Schreibe kurz auf, worum es im Gespräch gehen soll.
Die Ist-Situation: Beschreibe die Ausgangslage, die verändert werden soll. Dies schafft Klarheit über die Situation und über die beteiligten Partner.
Mein Ziel: Definiere möglichst genau dein gewünschtes Ergebnis im anstehenden Gespräch. Vielleicht gibt es sogar mehrere!
Meine Argumente: Ebenso wichtig sind Argumente: Womit möchte ich im Gespräch überzeugen? Wie kann ich die Zustimmung des Mitarbeiters und der Gesprächsrunde erlangen? Bieten die Argumente einen konkreten Nutzen für den Mitarbeiter, lohnt es sich, dies zu betonen.
Gemeinsamer Nutzen: Beurteile deine Argumente selbstkritisch: Dient der angesprochene Nutzen nur dir selbst? Dann ist es kein wirkliches Argument und kaum nutzbar zu überzeugen. Ist es weder für dich, noch für dein Gegenüber ein entscheidender Punkt? Wenig hilfreich, lieber weglassen!
Gegenargumente: Mache dir auch bewusst, dass Gegenargumente von deinem Mitarbeiter kommen werden. Wie kannst du diese dann entkräften? Indem du sie möglichst kennst und Einwände immer in die eigene Argumentation mit einbeziehst. Aber realistisch!
Kompromisse: Es ist auch mal ok, ein Gegenargument nicht zu entkräften, wenn die Interessenlage einfach zu weit auseinanderliegt. Hier ist es hilfreich für mich zu klären: Zu welchen Kompromissen wäre ich bereit und was könnte die Zustimmung meines Gegenübers finden?
Personalgespräche führen: Jetzt geht’s um die Wurst – für beide Seite
Die Frage aller Fragen: Wie führe ich ein Mitarbeitergespräch richtig? Ihr wisst sicher, die ersten Minuten sind die schwierigsten bei jedem Personalgespräch. Hier hört man es förmlich knistern…
Der Einstieg
Schafft also von Beginn an eine angenehme Gesprächsatmosphäre. Starte das Gespräch positiv: Freundliche Begrüßung, nenne Anlass, Ziele und zeitlichen Rahmen und erwähne, was dein Gegenüber im Gesprächsverlauf erwartet.
- Was ist seit dem letzten Gespräch gut gelaufen?
- Gibt es Situationen, auf die der Mitarbeiter stolz ist?
- Welche Probleme brennen aktuell auf den Nägeln?
Gebt dem Mitarbeiter Raum, sich Gehör zu verschaffen: Höre aktiv zu, lasse Feedback und Fragen zu und falle dem Mitarbeiter keinesfalls ins Wort. Mache dir Notizen! Hat der Mitarbeiter seine Ausführungen beendet, fasse die Aussagen nochmals in eigenen Worten zusammen. Und gebe selbst Feedback.
- Erwähne Leistungen und Erfolge des Mitarbeiters
- Äußere Wünsche und Verbesserungsmöglichkeiten
- Besprecht gemeinsam gegenseitige Kritikpunkte
Das Kerngespräch
Im eigentlichen Kerngespräch ist es dann wichtig, konkrete Absprachen zu treffen. Holt euch die Bestätigung des Gesprächspartners ein, findet gemeinsam einen guten Konsens und verteilt die Zuständigkeiten. Konkret kann das bedeuten:
- Mögliche Veränderungen offen diskutieren
- Künftige Aufgaben im Detail planen
- Konkrete Ziele formulieren
- Perspektiven, Förderung und Unterstützung besprechen
- Verantwortlichkeiten genau klären
Der Abschluss
Zum Schluss des Gesprächs sollte eine kurze Feedbackrunde stehen. Was war gut am Gespräch, was weniger? Gibt es noch offene Fragen? Eine gute Möglichkeit, das Gespräch positiv und motiviert zu beenden.
- Zeige dich offen für Verbesserungsvorschläge
- Biete Möglichkeiten gemeinsam daran zu arbeiten
- Motiviere zum Abschluss nochmals deinen Mitarbeiter
- Blicke positiv in die Zukunft und zeige Perspektiven auf
Wichtig: Alle Ergebnisse schriftlich protokollieren und gegenseitig unterzeichnen lassen.
Als Abschluss ein Tipp zur Praxis: Die BAMBUS Methode
Hast du schon einmal von der BAMBUS Methode gehört? Nein, hier geht es nicht um ein Highlight beim nächsten Firmenevent. Diese Methode kann euch im Berufsalltag helfen, wenn ihr mit Kritik oder verbalen Angriffen konfrontiert werdet und spontan reagieren müsst.
Das Ziel dabei: Auf eine sachliche Ebene und Gesprächsatmosphäre zurückgelangen. Deeskalation in einer angespannten Gesprächssituation schaffen – bestens geeignet für ein hitziges Personalgespräch. Probiert es einfach aus!
B: Bestätigung geben, Angriffe bejahen und positiv bestätigen
„Ich finde es gut, dass Sie das so offen ansprechen…“
A: Aufmerksamkeit und Anerkennung signalisieren
„Es zeigt, wie wichtig es für Sie und Ihre Kollegen ist…“
M: Möglichkeiten des Irrtums und Mängel einräumen
„Sicher ist es bisher nicht ganz optimal gelaufen…“
B: Bereitschaft zeigen, noch einmal zu diskutieren
„Würden Sie mir bitte das Problem noch einmal genau erklären…“
U: Umfunktionieren zur …
S: Sachlichkeit
„Ich fand es sehr schön, dass wir in unserem heutigen Gespräch bereits …“
„Ich habe mir diese Punkte notiert und werde…“
Was sind eure Erfahrungen in Sachen Personal- und Mitarbeitergespräche? Habt ihr bereits Erfahrungen mit der BAMBUS-Methode gesammelt? Oder welche anderen Methoden und Techniken zur Gesprächsführung wendet ihr gerne an? Lasst es uns wissen – auch wir lernen gerne weiter!